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Warum exzellente Büro-Prozesse gerade künftig essentiell sind!

Qualität in der Verwaltung oder Bürokratisierung?

Die Studie von Frey/Osborne der Universität Oxford prognostiziert durch die Automatisierung das Aussterben von Berufen. Das Beratungsunternehmen A. T. Kaerny untersuchte die Aus- wirkungen der Digitalisierung auf den deutschen Arbeitsmarkt. An der Spitze der zehn top-ge- fährdeten Berufe: Büro- und Sekretariatskräfte. Warum gerade deshalb exzellente Prozesse Sinn machen:

Das klassische Sekretariat stirbt aus! Mit diesem Aufschrei hat das Team von professional office im Frühjahr Bildungsverantwortliche und Medien konfrontiert. Gerade weil künftig eine erhöhte Automatisierung der administrativen Prozesse stattfinden soll, wird an diesen Stellen Personal eingespart. Was bedeutet das für die Wirtschaft?

Pyt Haas, Qualitätsmanager bei professional office merkt an: „Bereits jetzt ist sichtbar, wie administrative Aufgaben an Prozessbeteiligte ausgelagert und Assistenzstellen unter dem neuen Betriff Teamassistenz subsummiert werden.“ Firmenintern fragen Mitarbeiter aus allen Hierarchieebenen nach Tipps, um gut in Sitzungen zu dokumentieren, die Mailbearbeitung zu optimieren oder das Dokumentenmanagement zu verbessern. Tätigkeiten, die früher vorwie- gend im Bereich Sekretariat abgewickelt wurden, verlagern sich auf andere Mitarbeiter.

„Wenn ich als Betroffene plötzlich auch administrative Arbeit abwickeln soll, fehlt es häufig am Fach- und Prozesswissen“, berichtet Petra Handle, die seit 1999 diesen Bereich trainiert und in den letzten Jahren immer häufiger neue Zielgruppen in ihren Seminaren begrüßt. „Auch in der Beratung bemerken wir, dass administrative Prozesse irgendwie geregelt werden, jedes Mal anders, jedes Mal neu … welch Verschwendung von Ressourcen! Wenn eine Organisation auch die Verwaltungsprozesse permanent beobachtet und kontinuierlich verbessert, stellt dies nicht nur die vorgegebene Qualität sicher, sondern führt auch zu einem exzellenten Ergebnis!“ Sie appelliert: „So wie es in der Produktion oder dem Vertrieb Standards bei Prozessen gibt, so sollte auch in der Verwaltung gemeinsam eine einheitliche Qualität definiert, dokumentiert und damit auch optimiert werden – auch wenn es dazu bisher noch kaum eine Norm gibt!“

Exzellente Büro-Prozesse

Handle PetraDas Team von professional office, den Experten für Office-Management, unterstützt seit 2001 Organisationen bei der Optimierung solch administrativer Geschäftsprozesse. Durch das vier- stufige System einer BürOPTImierung® erhalten Organisationen eine Umsetzungsbegleitung bis hin zu exzellenten Büroprozessen.

Petra Handle, Training und Beratung für BürOPTImierung©
www.professional-office.at

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