Home / Allgemein / Exzellenz-Tipp: Mails verarbeiten

Exzellenz-Tipp: Mails verarbeiten

Wer von uns ist nicht mit einer Fülle von Mails konfrontiert? Petra Handle, Expertin für professionelles Office Management, empfiehlt fünf Schritte mit System, die Sie – passend zur Jahreszeit – wie ein Pflänzchen hegen und pflegen sollten:

1. Bearbeiten Sie Ihre Mails in einem Arbeitsvorgang

Den Posteingang nur 2 bis 3-mal täglich abarbeiten! Deaktivieren Sie dazu unter den Optionen alle optischen und akustischen Signale sowie das automatische Abrufen der Nachrichten. Beherrschen Sie die Maschine – nicht die Maschine Sie!

2. Entscheiden: Bearbeiten oder Löschen?

Ich kann mich nicht entscheiden? Es hilft eine Wegwerffrist: Im elektro­nischen Ordner „Wegwerfen auf Probe“!

3. Verarbeiten

Verarbeiten Sie jetzt die Nachricht:

  • Markieren Sie wichtige Textstellen (Leuchtstift) – ja das geht! Menü Nachrichten – Nachricht bearbeiten!
  • Notieren Sie wichtige Termine – ziehen Sie zB das Mail in den Terminkalender, die Aufgaben oder nützen Sie die Nachverfolgung!
  • Informieren Sie sich und andere durch Randnotizen oder Kürzel, im Betreff voranstellen!

4. Sofort verarbeiten?

Das sind Aufgaben, die weniger als 3 bis 5 Minuten benötigen! Beispiele sind kurze Telefonate, Begriffe nachschlagen

5. Terminieren

Brauchen Sie mehr Zeit zum Lesen, Bearbeiten oder noch weitere Infor­mationen – legen Sie das auf Termin! Profitieren Sie dann von Schritt 3 – ein schneller Wiedereinstieg ist garantiert!

***

Petra Handle behauptet: „Wer diese Schritte eine Woche einmal täglich trainiert, hat nach kurzer Zeit eine Verarbeitungszeit von einer Minute pro Mail. Dieser Automatismus lässt sich erlernen, gleich wie wir früher beim Einstiegen in das Auto denken mussten, was wir zuerst tun sollten. Heute läuft dieser Prozess automatisch ab! Wer Mails verarbeitet, statt sie nur kurz zu sichten, handelt exzellent in der digitalen Welt!“

Exzellente Büro-Prozesse

Handle Petra Mails verarbeitenDas Team von professional office, den Experten für Office-Management, unterstützt seit 2001 Organisationen bei der Optimierung administrativer Geschäftsprozesse. Durch das vierstufige System einer BürOPTImierung® erhalten Organisationen eine Umsetzungsbegleitung bis hin zu exzellenten Büroprozessen.

Petra Handle, Training und Beratung für BürOPTImierung©
www.professional-office.at

Top